Efficiënt werken is ook in de transportsector heel belangrijk. Digitale vrachtbrieven kunnen hierbij een goed hulpmiddel zijn. Door vrachtbrieven en het bijbehorende factureren te digitaliseren, zijn er minder tijdrovende handelingen nodig. Het ontcijferen van onduidelijke handschriften behoort dan ook tot het verleden. Bovendien raakt er niets meer kwijt, want alle document worden digitaal opgeslagen.
Europese regelgeving
De elektronische uitwisseling van vrachtgegevens via digitale vrachtbrieven is in 2019 binnen de EU geregeld via een Europese verordening. Deze verordening verplicht de EU-lidstaten om digitale vrachtdocumenten te accepteren. De Europese Commissie gaat deze verordening nog wel verder uitwerken. Het is namelijk de verwachting dat in 2026 digitale gegevensuitwisseling in de transportsector zelfs verplicht zal zijn.
Voordelen van digitale vrachtbrief
Er zijn verschillende digitale oplossingen voor de traditionele vrachtbrief op de markt. Bij de aanschaf van zo’n systeem is het verstandig om te kijken welke specifieke voordelen het heeft. Bijvoorbeeld sneller factureren. Als het gewoonlijk erg lang duurt voordat vrachtbrieven weer terug zijn op kantoor, is een systeem waarbij de chauffeur onderweg documenten in kan scannen en door kan mailen een goede oplossing. Bij een dergelijk systeem komen de documenten vaak rechtstreeks in de bedrijfsadministratie terecht. De facturatie hoeft dan niet meer te wachten totdat de chauffeur weer terug is met de vrachtbrief. Een ander voordeel is dat vrachtbrieven onderweg ook uitgeprint kunnen worden. Het kantoor kan vrachtdocumenten naar de chauffeur mailen. Als de chauffeur beschikt over een mobiele printer, zijn ook papieren vrachtdocumenten altijd direct bij de hand.
Digitale toekomst
Het is vrijwel zeker dat in de nabije toekomst de papieren vrachtbrief vervangen zal worden door de digitale vrachtbrief. Dit zal voor veel bedrijven aanpassingen vragen in de manier van werken. De voordelen zijn echter duidelijk. Meer efficiënt werken, meer (tijds)winst behalen en minder administratieve handelingen, omdat digitale systemen rechtstreeks met elkaar verbonden zijn. Daarnaast zal het niet lang meer duren voordat de digitale vrachtbrief binnen de EU verplicht zal zijn.
